Das Problem
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Angebote hängen an zwei, drei Leuten
- Der Kunde wartet, der Wettbewerb antwortet schneller
- Fällt jemand aus, steht der Vertrieb
- Wir könnten mehr Aufträge machen, aber nicht mit diesen Leuten
Anfragen kommen per E-Mail, Telefon oder Formular. Bis daraus ein Angebot wird, sucht jemand ähnliche Aufträge heraus, fragt fehlende Angaben nach, kalkuliert und formuliert. Oft können das nur zwei, drei erfahrene Leute – und die sind ohnehin ausgelastet.
Die Folge: Angebote bleiben liegen, die Antwortzeit schwankt, und wenn eine dieser Personen im Urlaub oder krank ist, stockt der Vertrieb. Mehr Aufträge mit derselben Mannschaft abzuwickeln wird so schwer.
Was das Ihr Unternehmen kostet
- Aufträge gehen an den, der zuerst antwortet
- Ihre besten Leute schreiben Routine statt zu verkaufen
- Wachstum heißt Neueinstellung, die Sie gerade nicht finden
Ein Vorgang
Heute und künftig
Heute
- Die Anfrage landet im Postfach und wartet, bis jemand Zeit hat.
- Jemand sucht ähnliche Aufträge, alte Angebote und aktuelle Preise zusammen.
- Fehlende Angaben fallen erst beim Kalkulieren auf, die Rückfrage kostet Tage.
- Das Angebot entsteht von Hand, oft abends, oft bei denselben zwei Personen.
Künftig
- Die Anfrage wird beim Eingang erfasst und vorsortiert.
- Ähnliche Aufträge, Textbausteine und Preisregeln liegen sofort bereit.
- Fehlende Angaben werden erkannt, die Rückfrage liegt als Entwurf vor.
- Ihr Vertrieb prüft einen fertigen Entwurf, ändert ihn und gibt ihn frei.
Lösung
Was sich ändert
- Jede Anfrage wird automatisch erfasst und auf fehlende Angaben geprüft – Rückfragen gehen früher raus.
- Ein Angebotsentwurf entsteht aus Ihren bisherigen Angeboten, Textbausteinen und Preisregeln.
- Ihr Vertrieb prüft, ändert und gibt frei. Was an Kunden geht, entscheidet immer ein Mensch.
- Ihre erfahrenen Leute haben wieder Zeit für die schwierigen Angebote statt für Routine.
Nachweis
Woran Sie den Nutzen messen
Zeit von der Anfrage bis zum Angebot
Vor dem Start messen wir an echten Anfragen, wie lange es heute dauert. Im Pilot messen wir dieselbe Kennzahl noch einmal – so sehen Sie schwarz auf weiß, ob es schneller geht.
Außerdem im Blick:
- Anteil der Entwürfe, die ohne größere Änderung übernommen werden
- Kosten pro erledigtem Angebot – vorher und nachher
- Angebote pro Woche mit demselben Team
Wie viel sich verbessert, zeigt erst die Messung in Ihrem Betrieb. Wir versprechen vorab keine Prozentwerte.
Mensch und Agent
Wer was tut
Der Agent bereitet vor. Was nach außen geht oder nicht rückgängig zu machen ist, entscheidet ein Mensch.
Die Rechnung
So rechnen wir den Nutzen
Vorgänge × gesparte Zeit × Stundensatz
minus Modellkosten, Prüfaufwand und Betrieb
= Ihr Netto-Nutzen
Die gesparte Zeit stammt aus der Messung in Ihrem Betrieb, nicht aus einem Herstellerversprechen. Auch der Prüfaufwand Ihres Teams zählt mit.
Nachvollziehbar
Was im Protokoll steht
- Welcher Vorgang lief, wann und mit welchem Ergebnis
- Was der Agent getan hat, Schritt für Schritt
- Wer freigegeben oder geändert hat
- Was der Vorgang gekostet hat
- Ausgewertet pro Prozess und Abteilung, nicht pro Person
Vorgehen
So läuft es ab
Ein Anwendungsfall nach dem anderen – mit Ausgangswert, Prototyp, Pilot und klarer Entscheidung.
Schritt 1: Gespräch & Ausgangswert
1–2 Wochen
Wir sehen uns gemeinsam an, wie Angebote bei Ihnen heute entstehen, und ermitteln die Zeit pro Angebot. Danach steht fest, welches Ziel sich lohnt und woran wir es messen.
Schritt 2: Prototyp
3 Tage
Mit einigen Ihrer echten, früheren Anfragen entsteht ein erster Entwurfsassistent. Am dritten Tag sehen Sie Ergebnisse und erste Zahlen.
Schritt 3: Pilot mit Go/No-Go
4–8 Wochen
Ein kleines Team nutzt die Lösung im Alltag. Am Ende entscheiden Sie anhand vorher festgelegter Kriterien: ausbauen, anpassen oder beenden.
Schritt 4: Betrieb
laufend
Lohnt es sich, geht die Lösung in den Alltag – mit einem monatlichen Bericht, ob die Wirkung anhält. Lässt die Qualität nach, sehen Sie es in den Zahlen – nicht erst an einer Kundenbeschwerde.
Ergebnis
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Ihre Ausgangszahl: wie lange ein Angebot heute wirklich dauert
- Einen Entwurfsassistenten, der mit Ihren eigenen Angeboten arbeitet
- Eine Entscheidungsvorlage mit Zahlen für Geschäftsführung, Beirat oder Gesellschafter
- Einen monatlichen Bericht, ob sich der Einsatz weiter rechnet
Ehrlich geprüft
Passt das zu Ihnen?
Passt, wenn
- Sie schreiben regelmäßig ähnliche Angebote
- Frühere Angebote liegen digital vor
- Wenige Personen tragen den Großteil der Angebote
- Die Antwortzeit entscheidet mit über den Auftrag
Passt eher nicht, wenn
- Jedes Angebot ist ein Einzelfall ohne Vergleichbares
- Nur eine Handvoll Angebote im Jahr
- Preise und Regeln stehen nirgends, nur im Kopf, und das soll so bleiben
Das brauchen wir von Ihnen
- Eine verantwortliche Person aus dem Vertrieb
- Eine Auswahl früherer Anfragen und Angebote
- Ihre Preisregeln oder Kalkulationsgrundlagen
- Einen kurzen wöchentlichen Termin im Pilot
Bedenken
Typische Fragen – ehrlich beantwortet
Datenschutz, Aufwand, Team
Wo landen unsere Preise und Kundendaten?
Verarbeitet wird in Deutschland bzw. der EU, auf Wunsch auch in Ihrem eigenen Haus. Welche Daten wohin fließen, legen wir vor dem Pilot schriftlich fest.
Wie viel Zeit kostet das unser Team?
Wir beziffern den Aufwand vorab. Im Pilot ist es vor allem ein kurzer wöchentlicher Termin mit der verantwortlichen Person. Den Ausgangswert ermitteln wir, wo möglich, aus vorhandenen Daten wie Eingangs- und Versanddaten.
Schreibt dann eine KI unsere Angebote?
Sie bereitet vor, Ihr Vertrieb entscheidet. Was an Kunden geht, wird immer von einem Menschen geprüft und freigegeben.
Was, wenn es sich nicht lohnt?
Dann sagen wir es Ihnen – mit Zahlen, nach wenigen Wochen statt nach einem Jahr. Die Messung Ihres Angebotsprozesses behalten Sie trotzdem.
Kostenloses Erstgespräch
Passt das zu Ihrem Betrieb?
In 30 Minuten klären wir, ob sich dieser Anwendungsfall bei Ihnen lohnen könnte und wie der Ausgangswert gemessen wird. Unverbindlich – und wenn es nicht passt, sagen wir es Ihnen.
Kostenloses Erstgespräch · 30 Minuten · unverbindlich
Zahlen und Quellen
Viele KI-Vorhaben kommen nie im Alltag an: Im Schnitt verwarfen Unternehmen 46 % ihrer KI-Prototypen (Proofs of Concept), bevor sie in den Betrieb gingen. Deshalb legen wir vor dem Pilot fest, woran entschieden wird.
Quelle: S&P Global Market Intelligence, berichtet von CIO Dive, 14.03.2025 · Befragung von über 1.000 Unternehmen in Nordamerika und Europa, nicht nur Mittelstand.