Das Problem
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Wenn sie in Rente geht, haben wir ein Problem
- Das weiß nur einer, und der ist im Urlaub
- Neue Leute brauchen Monate, bis sie allein klarkommen
- Die Antwort steht irgendwo, nur findet sie keiner
Die Antwort gibt es irgendwo: in einer Anleitung, einem alten Projektordner, einer E-Mail. Gefunden wird sie meist dadurch, dass jemand die eine Kollegin fragt, die seit zwanzig Jahren dabei ist.
Das bremst doppelt: Neue Leute brauchen lange, bis sie allein klarkommen, und Ihre Erfahrensten werden den ganzen Tag unterbrochen. Geht so jemand in Rente, geht das Wissen mit.
Was das Ihr Unternehmen kostet
- Jeder Weggang nimmt Erfahrung mit, die nirgends steht
- Ihre Erfahrensten werden den ganzen Tag unterbrochen
- Einarbeitung kostet Zeit, die Sie nicht haben
Ein Vorgang
Heute und künftig
Heute
- Jemand braucht eine Information und sucht im Laufwerk.
- Es gibt drei Versionen, unklar welche gilt.
- Am Ende fragt man die erfahrene Kollegin.
- Sie unterbricht ihre Arbeit und erklärt es zum zehnten Mal.
Künftig
- Die Frage wird in normaler Sprache gestellt.
- Die Antwort kommt mit Verweis auf das passende Dokument.
- Ein Klick zeigt die Quelle, die gültige Fassung ist erkennbar.
- Nur was der Assistent nicht klären kann, geht an die Kollegin.
Lösung
Was sich ändert
- Mitarbeitende stellen eine Frage in normaler Sprache und bekommen eine Antwort aus Ihren eigenen Dokumenten.
- Jede Antwort nennt die Quelle, damit man sie mit einem Klick prüfen kann.
- Findet der Assistent nichts Belastbares, sagt er das, statt zu raten.
- Es sieht nur jeder, was er auch sonst sehen darf: Rollen und Rechte gelten weiter.
- Ihre Erfahrensten werden weniger unterbrochen und behalten Zeit für die schwierigen Fälle.
Nachweis
Woran Sie den Nutzen messen
Zeit bis zur Antwort
Vor dem Start messen wir an echten Fragen aus dem Alltag, wie lange die Suche heute dauert und bei wem sie endet. Im Pilot messen wir dieselben Fragen noch einmal.
Außerdem im Blick:
- Anteil der Antworten, die fachlich richtig sind (geprüft an Testfragen)
- Anteil der Fragen, die ohne Rückfrage an Kollegen gelöst werden
- Kosten pro beantworteter Frage
Wie viel sich verbessert, zeigt erst die Messung in Ihrem Betrieb. Wir versprechen vorab keine Prozentwerte.
Mensch und Agent
Wer was tut
Der Agent bereitet vor. Was nach außen geht oder nicht rückgängig zu machen ist, entscheidet ein Mensch.
Die Rechnung
So rechnen wir den Nutzen
Vorgänge × gesparte Zeit × Stundensatz
minus Modellkosten, Prüfaufwand und Betrieb
= Ihr Netto-Nutzen
Die gesparte Zeit stammt aus der Messung in Ihrem Betrieb, nicht aus einem Herstellerversprechen. Auch der Prüfaufwand Ihres Teams zählt mit.
Nachvollziehbar
Was im Protokoll steht
- Welcher Vorgang lief, wann und mit welchem Ergebnis
- Was der Agent getan hat, Schritt für Schritt
- Wer freigegeben oder geändert hat
- Was der Vorgang gekostet hat
- Ausgewertet pro Prozess und Abteilung, nicht pro Person
Vorgehen
So läuft es ab
Ein Anwendungsfall nach dem anderen – mit Ausgangswert, Prototyp, Pilot und klarer Entscheidung.
Schritt 1: Gespräch & Ausgangswert
1–2 Wochen
Wir klären, welche Fragen am meisten Zeit kosten und welche Dokumente dafür zählen. Daraus entsteht ein Satz echter Testfragen mit richtigen Antworten.
Schritt 2: Prototyp
3 Tage
Ein Assistent arbeitet mit einem abgegrenzten Dokumentenbestand. Am dritten Tag sehen Sie, wie viele Testfragen er richtig beantwortet.
Schritt 3: Pilot mit Go/No-Go
4–8 Wochen
Eine Abteilung nutzt ihn im Alltag. Falsche Antworten werden gemeldet und als Testfall aufgenommen. Am Ende entscheiden Sie anhand der vorher festgelegten Kriterien.
Schritt 4: Betrieb
laufend
Neue Dokumente kommen geregelt dazu. Die Testfragen laufen regelmäßig mit, damit Qualitätsverlust auffällt, bevor er Ihrem Team auffällt.
Ergebnis
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Ihre Ausgangszahl: wie lange die Suche heute wirklich dauert
- Einen Assistenten, der mit Quellenangabe auf Ihre Dokumente antwortet
- Einen Satz Testfragen, der die Qualität dauerhaft prüfbar macht
- Eine Liste der Wissenslücken: Fragen, auf die es noch keine Dokumentation gibt
- Eine Entscheidungsvorlage mit Zahlen für Geschäftsführung oder Beirat
Ehrlich geprüft
Passt das zu Ihnen?
Passt, wenn
- Dieselben Fragen kommen immer wieder
- Wichtiges Wissen hängt an wenigen Personen
- Neue Leute brauchen lange zur Einarbeitung
- Es gibt Anleitungen, Handbücher oder technische Unterlagen
Passt eher nicht, wenn
- Das Wissen ist nirgends aufgeschrieben
- Es kommen nur selten Fragen auf
- Die Antwort muss ohne jede Prüfung rechtsverbindlich stimmen
Das brauchen wir von Ihnen
- Eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich
- Zugriff auf einen abgegrenzten Dokumentenbestand
- Echte Fragen aus dem Alltag
- Eine Entscheidung, wer was sehen darf
Bedenken
Typische Fragen – ehrlich beantwortet
Datenschutz, Aufwand, Team
Was, wenn der Assistent etwas Falsches sagt?
Das kann passieren, deshalb nennt jede Antwort ihre Quelle. Wie oft es passiert, messen wir an Testfragen und zeigen es Ihnen. Ist die Trefferquote zu niedrig, geht der Assistent nicht in den Betrieb.
Unsere Dokumente sind nicht perfekt. Geht das trotzdem?
Oft ja. Wir starten mit einem Bereich, der brauchbar dokumentiert ist. Der Pilot zeigt auch, wo Dokumente fehlen oder sich widersprechen. Das ist ein Ergebnis für sich.
Sieht dann jeder alles?
Nein. Der Assistent beachtet die Berechtigungen, die festgelegt werden. Personal- oder Geschäftsführungsunterlagen bleiben außen vor, solange Sie es nicht anders entscheiden.
Wo liegen unsere Dokumente?
Verarbeitet wird in Deutschland bzw. der EU, auf Wunsch auch in Ihrem eigenen Haus. Welche Daten wohin fließen, legen wir vor dem Pilot schriftlich fest.
Was, wenn es sich nicht lohnt?
Dann sagen wir es Ihnen, mit Zahlen. Die Testfragen und die Liste der Wissenslücken behalten Sie trotzdem.
Kostenloses Erstgespräch
Passt das zu Ihrem Betrieb?
In 30 Minuten klären wir, ob sich dieser Anwendungsfall bei Ihnen lohnen könnte und wie der Ausgangswert gemessen wird. Unverbindlich – und wenn es nicht passt, sagen wir es Ihnen.
Kostenloses Erstgespräch · 30 Minuten · unverbindlich